La gestion de projet en 5Rythmes®

A vous qui gérez des projets, que ce soit des projets d’entreprises, projets de recherches, projets de développements, projets de territoires, projets d’avenir…
 
Pour y parvenir, vous vous fixez des objectifs, un calendrier, un budget, des échéances, des rendez-vous, des tâches à accomplir. Au début, tout semble organisé : il n’y a plus qu’à suivre le plan et tout ira bien. Et puis petit à petit, les échéances se rapprochent, vous n’êtes plus sûrs d’avoir bien le temps de faire tout ce que vous voulez dans les temps impartis, le calendrier ne tient plus mais le client est pressé, vous vous retrouvez dans des situations stressantes… Vous parvenez finalement à votre but, mais le parcours est loin d’être un long fleuve tranquille.
 
Nous proposons un outil pour préparer ces différentes phases.
L’objectif est d’anticiper : les temps plus calmes, ceux plus rapides, les moments durant lesquels on peut se sentir confus, perdu et puis les moments durant lesquels nous reprendrons pied. Connaître ces différentes phases permet de s’organiser, mais aussi de comprendre nos ressentis et nos réactions à différents moments. Chacune de ces phases est une étape importante à franchir avant de passer à la suivante.
 
On peut comparer cela à une vague qui accompagnerait le projet de la conception à la réalisation :

 

La vague des 5Ryhtmes

La vague des 5Ryhtmes®

 

Cet outil s’appuie sur la philosophie du mouvement développée par Gabrielle Roth (1941-2012). Danseuse, musicienne, créatrice américaine et inventeur des 5Rythmes®, elle a mis au point la théorie des 5Rythmes® en s’appuyant sur ses observations des gens et de la vie autour d’elle. Pour plus d’informations sur les 5Rythmes®, je vous invite à visiter le site : http://www.5rhythms.com/
 
Gabrielle Roth a développé une théorie selon laquelle chaque unité de temps (un cycle, un mois, un projet, un moment, etc. ) est composé de 5 rythmes particuliers successifs. Selon Gabrielle Roth, « La vague des rythmes constitue la clef de l’ensemble du processus créatif (…) » (Gabrielle Roth, La danse des 5Rythmes®, Le Courrier du Livre, 2009, 302 pages – page 268). Elle cite plusieurs exemples : la vague du métro, la vague de la randonnée, du jardinage, du rock’n’roll, du ski, de l’orage, de la peur, de la vente, des urgences à l’hôpital, etc. (Gabrielle Roth, La danse des 5Rythmes®, Le Courrier du Livre,2009, 302 pages – pages 269 à 285).

 

  • Les 5Rythmes® appliqués à la gestion de projet :
Gérer un projet en 5Rythmes®

Gérer un projet en 5Rythmes®

 

1 – Fluide : on découvre le projet, on prend connaissance de ce que l’on va faire. A cette étape, on planifie le projet de façon globale.

2 – Staccato : les idées fusent, les choses avancent. On commence à produire des documents, à rédiger à partir de certaines idées, on réalise les premiers rendez-vous, etc.

3 – Chaos : on prend conscience des limites des premières idées : cela ne fonctionne pas. On peut être en désaccord avec ses collègues, on cherche d’autres solutions. On peut parfois avoir le sentiment que cela n’a pas de sens, qu’il n’existe pas de solution. On peut se sentir découragé, confus.

4 – Lyrique : le fait de confronter ses idées avec des collègues (durant la phase de chaos) permet de générer de nouvelles idées : cela nous donne l’énergie et l’enthousiasme pour s’y investir, et pour ouvrir de nouvelles solutions plus larges et de façon simple.

5 – Quiétude : on vient à travailler sur les détails du projet, éclairé par cette nouvelle idée. Le travail est plus calme, proche de la détermination. On reçoit les bénéfices du travail fourni précédemment.

 

  • Les 5Rythmes® et le processus de créativité (divergence/convergence)
Les 5Rythmes® et le processus de créativité

Les 5Rythmes® et le processus de créativité

La « zone de grognement » mentionnée ici a été mise au point par Sam Kaner, l’auteur de « Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making » (Sam Kaner, Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making, Jossey-Bass, 2007, 368 pages).
 
On peut proposer des outils spécifiques à chacune de ces étapes :
 
Les outils proposés correspondent à ceux détaillés dans l’ouvrage « Gamestorming » (Dave Gray, Sunni Brown, James Macanufo, Gamestorming, Saint Louis, Diateino, 2014, 258 pages).
 
1 – Ouverture : utiliser des ice-breakers pour permettre aux participants de faire connaissance facilement.
2 – Divergence : utiliser des jeux d’exploration qui permettent de stimuler la créativité.
3 – « Zone de grognement » : le facilitateur à un rôle clé à ce moment. Il peut expliquer au groupe la situation dans laquelle il se trouve (méta-analyse), et ainsi lui faire prendre conscience que c’est une étape « normale » du processus que de se sentir perdu. Il est nécessaire de passer par cette phase pour parvenir au bout du cheminement et trouver une solution.
4 – Convergence : utiliser des jeux de finalisation qui permettent de clôturer la session. Les méthodes liées à la prise de décision sociocratique sont très adaptées à cette étape.
5 – Finalisation : la séance se termine, le groupe se sépare.
 
Dites-nous!
Peut-être cette vague vous évoque des projets que vous avez géré par le passé? Peut-être cela vous donne des idées pour l’appliquer à les projets sur lesquels vous travaillez en ce moment? N’hésitez pas à nous faire part de vos idées ou des vos expériences avec les 5Rythmes® 🙂
 
Julie Boiveau, facilitatrice graphique et Anne Marie Hogya, enseignante certifiée en 5Rythmes® (http://www.annemariehogya.com/)
 
Merci à Kommunikationslotsen pour les visuels inspirés de la méthode « Bikablo® ».

Understanding the life of a project using the 5Rhythms®

We manage all different types and levels of projects in business and in our personal life.

 

We create goals, schedules, deadlines, appointments, meetings, and to-do lists for the various projects, developments, restructuring and future plans we set out to achieve. We use a variety of tools and concepts designed to make our projects easier.

 

In the beginning of our projects we believe we just have to plan things out and then follow the plan for things to go smoothly. However, as we move along day after day, deadlines get closer and we may not be sure that we can do all that we planned, then the plans can change, we can feel stressed, and unexpected things can shake us up. Hopefully, and ideally, we finally reach our goals, but the path to project completion is not always easy.

 

This is a tool that can help us prepare for the energetic fields we will encounter along the life of a project. The objective is to anticipate the various rhythms of a project: the quiet phases as well the phases that are more rapid and turbulent, the moments when we feel confused and unsure of how to reach the project goals, and those times when we have believe the project will be successful and reach smooth resolution. Having knowledge of these project phases allows us to anticipate, and understand our feelings and responses to each phase and know that each one is an important step to go through as part of a wave of a project from inception to completion : 

1 Wave

The 5Rhythms® Wave

 This tool is base on Gabrielle Roth’s movement philosophy. Gabrielle Roth (1941-2012), was an American dancer, musician, and creator and founder of the 5Rhythms®. She developed the 5Rhythms® after observing people and life around her (for more information on the 5Rhythms® practice please see http://www.5rhythms.com/.)

 

Gabrielle Roth’s theory explains how every thing (e.g. a cycle, month, project, and moment) consists of five specific and successive rhythms. According to Gabrielle Roth “The Wave of the rhythms is the key to the whole creative process » (Gabrielle Roth, Sweat Your Prayers, Tarcher, 1998, 217 pages- page194). She quotes different examples of waves: like the metro, trek, gardening, rock’n’roll, ski, storm, fear, selling, and emergency waves – pages 195-213).

 

  •  5Rhythms® applied to project management :

We can recognized each step of the 5Rhythms® in Project Management : 

2 Project Management

The 5Rhythms® in Project Management

1- Flowing : we discover the project, learn more about what we have to do. At this step, we plan things.

2- Staccato : we have a lot of ideas, the process speeds up. We begin to produce documents, write down ideas, have the first meetings, etc.

3- Chaos : we realize that our first ideas may not be the correct solution. We may disagree with our colleagues, and try to find other solutions. We can feel like the project is stuck, that no resolution or solution will be found, we can feel overwhelmed, confused, and directionless.

4- Lyrical : confronting our ideas with others (during the chaos), allowed us to generate new ideas: we now can have energy and momentum to go for it, to create new possibilities for project resolution in a spacious and lighter way.

5- Stillness : we come to the details and work on our project, on this new idea in a way that is more quiet, nearing resolution. We receive what we sowed during the previous steps.

 

  •  The 5Rhythms® corresponds with the divergence/convergence process :
3 creativity

The 5Rhythms® and the Creativity Process

The « Groan Zone », mentioned here, was founded by San Kaner, the senior author of the « Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making » (Sam Kaner, Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making, Jossey-Bass, 2007, 368 pages).

 

We can also propose special tools for each step:

 

The tools proposed correspond to these detailed in the book “Gamestorming” (Dave Gray, Sunni Brown, James Macanufo, Gamestorming, Saint Louis, O’Reilly, 2010, 288 pages).

 

1- Opening : ice-breakers to help people to know each others

2- Divergence : exploring games to encourage creativity

3- « Groan Zone »: the facilitator has a key role at this moment, to explain the situation to the group (meta-analysis) to explain that is normal to feel lost. It is a part of the process that the group needs to go through to find a solution

4- Convergence : closing games to help the group to make a decision

5- Finalization : people leave to room, until the next session

 

Let us know !

Maybe this wave reminds you some project you managed in the past? Or maybe it gives you ideas to manage the project you are doing at the moment? Don’t hesitate to tell us you experience with the 5Rhythms® 🙂

 

Julie Boiveau, graphic facilitator and Anne Marie Hogya, certified teacher of the 5Rhythms®(http://www.annemariehogya.com/)

 

Thank you to Kommunikationslotsen for the visuals inspirations from the Bikablo® books.